会議後の議事録って結構めんどうですよね。私も以前は会議が終わるたびに憂鬱になっていました。
後から思い出しながら書くと、話した内容が抜けてたり、重要な決定事項を書き逃していたりで、他の方々に怒られる思いを何度もした事があります。
今では会議前から議事録を作成する事で効率よく議事録を作成できる様になりました。
ん？会議前から議事録？？？
そうなんです。会議前から議事録作成は始まっています。では、どんな方法で効率よく作っていくのか紹介していきます。
この記事で得られること
・議事録の作成が早くなる
会議前に準備しておく事とは
議事録の見出し（カテゴリ）を事前に準備しておく
議事録にはどんな項目を書かないといけないのでしょうか？
それぞれの会社で書くべき項目が異なりますし、話す内容によっても項目が変わってきます。
会議の主催者であれば既に話す内容と順番が決まっているので、その場合は議事録に見出しを作っておきましょう。あなたが主催者でなく参加者で議事録を書く必要がある場合は、ある程度想定される見出しを作っておくことをお勧めします。
先に話すであろう事のカテゴリ箱を作っておく事で、会議の中で出てきた議論結果や決定事項をカテゴリの中にポイポイと放り込んでいけば議事録の完成へとすぐに近づきます。
箇条書きと単語でメモを取っていこう
早く・明確にがキーワード
会議の場ではいろんな人が様々な話をするので、何をどの様に書いていけばいいか悩むと思います。早くて内容が簡潔にわかる文章形態としては箇条書きが特に優れています。
文章にしてしまうと文法的に主語と述語が気になってしまい、なかなか会議の内容を書ききれません。それよりも単語と箇条書きを使ってどんどんメモを取っていく方が効率的です。文章は後で修正すればいいのですから。
単語と文章というとピンとこないかもしれませんが、例えば、a：〇〇係長 b：△△係長と決めておいて、
a：今回の件では××の理由でもう少し様子を見るべきでは？
b：もう少し積極的に行ったほうがいい
など、「誰がどの様に言った」というのも重要な場合があるので、その様な場合は上記の様な書き方にすると時間的に短縮され、何を言ったか？の部分をメモする時間が取れます。
一方、内容の方でカテゴリを組む場合は、事前にカテゴリ箱を作っておいて、事実のみを書き込んでいくのが効率的で、その場で頭の中も整理されます。例えば下記の様なイメージです。
＜プロジェクトマネージメント関連＞
・プロジェクトの予算が少ないので実施内容を減らすべき
・次の年にもつなげたいので部長や他の部署からも賛同を得る活動が必要
＜技術的な観点＞
・新しい事にチャレンジする必要がある
・技術的に新しい部分は〇〇である
・難しい部分は△△であるので、エキスパートの□□さんにサポートしてもらう
すぐに議事録を送ってみんなからフィードバックをもらおう
時間が経つとみんな忘れる
会議が終わるとみんな本来の自分の仕事へ戻る為、数日経つと内容を覚えてない場合がほとんどです。その為にも議事録は早めに展開する必要があります。
最悪の場合、せっかく会議で決定した事がひっくり返ってしまう恐れもありますので。
議事録を早めに展開するメリットとしては、参加者の記憶がフレッシュな状態なので、何か気付きや間違いがあるとすぐに返答してくれるという点です。
自分自身が出席した会議の2週間後に議事録をもらっても、読む気にならないですよね。
ですので、みんなの記憶が新しいうちに議事録を出してフィードバックをもらうというのはとても重要な事になります。出来れば会議が終わったその日には出しておきましょう。
もう一つのメリットとしては、参加者からの信頼も厚くなります。私自身はだいたい会議の最後にみんなでレビューを行ってそのまま議事録発信しますので、みんな速攻で細かい間違えや会議で決めたアクション事項をやって送ってくれます。
まとめ
はじめに想定される箱を準備しておいて、箇条書きのメモをどんどん箱に追加していく。会議が終わった頃には議事録がほぼ完成しています。
後は文章を微修正して参加者へ送るだけです。簡単ですね。
それでは有意義な会議ライフをお楽しみください。
ハッピーワーク！
