会議を開催した時に想定外の質問が来たりするのが怖いと思った経験はありませんか？
特に自分で仕切って会議をしている時は、その使命感から「変な回答はできないから」などと思っている事と思います。
そんな不安な気持ちはこの記事を読んでおさらばしてしまいましょう。
この記事で得られること
・想定外の質問が楽しくなる
・質問が出る事で新しい気付きが生まれる様になる
分からない事を無理に答えようとしない
そもそも参加している人はそこまで期待してない
会議に出ているメンバーはどの様な方達でしょうか？
主に年上の方が多い状況かと思います。後輩や同僚などと会議する場合はそこまで緊張せずに望めちゃいますので。
自分自身が後輩や同僚の打ち合わせに出る時と同じで、そこまでの期待をしてないですよね。会議を仕切っている人がドジをしたとしても、別に気にならないと思います。
その気持ちと同じで、会議の参加者はそこまで自分自身に期待してないと思う事が大事です。そうする事で余計な力が抜けて「失敗しても大丈夫だ」と思える様になります。
その上で、今の自分にできる限りの事前準備をしておくのが必要です。いくら悩んでもそれ以上の事は出来ないのですから。
ただし、間違っても「期待してないからどうでもいいや」とならない様に気をつけましょう。
分からない時は分からないと言う
どうしても失敗したくないと言う気持ちが大きすぎると、想定外の質問が出て来た時にその場しのぎで何か言おうと思ってしまいます。
ですが、それは大抵失敗します。
そして、その場しのぎの説明を聞いている方にもバレています。当然ですね。そんな時は表情に自信がなく、目も泳いでいる状態なので自信がある部分を話している時よりも態度はすっかり変わってしまっています。
適当な事を答えたばっかりにその事が頭に残り、その後の事に集中できず結果を出す事ができないのが1番もったいないです。
ですので、分からない事は開き直って「分からない」と言ってしまいましょう。
新たな気付きとして自分の中に取り込む
自分が考えた視点にはなかったと受け止める
もしも想定外の質問が会議の参加者から出たら素直に「自分の中にそんな疑問は浮かんでこなかったから一つ新しい視点が生まれた」と思って受け止めましょう。
最初から全ての質問に答えれるのは、よっぽど経験を積んでいるか、相当検討を重ねてから臨んだ会議ぐらいですので。
会議で色々と突っ込まれて、その後に指摘されたことに対して新たに考えをまとめていくのが早く成長できるコツです。
会議の最後にまとめ・時間があればお礼を言う時間を取る
会議の最後は自分とみんなの理解を合わせる時間
会議を主催する方は事前に色々検討を重ねていて、ある程度方向性や流れが見えていますので、ある程度会議中に出てきた内容を頭の中で整理出来ていると思います。
ですが、参加者はまだ十分に理解できてなく、この後は何につながるんだっけ？と思っている人も必ずいます。
そういう人たちのためにも自分の為にも会議の最後は時間を取って会議内容のまとめと、今後の計画ついてみんなの理解を合わせておきましょう。
最後のお礼
会議に参加してくれた方たちは、自分の仕事があるにも関わらず会議に出てくれています。まずはそのお礼を伝える事が重要です。
また、想定外の質問をしてくれた方にも、「自分では気付けてなかった部分なので新たな視点が生まれました。ありがとうございます。」とお礼しましょう。
そうすれば、次回からも同じ様に新たな視点をくれる方になっていきますし、他の方も同様に新たな視点の提供者になっていきます。
まとめ
これらの事を実践すれば会議を開催するのが楽しくなります。
また、新たな気付きも生まれるのでどんどん自分が成長していっているのが実感できます。
それでは、楽しい会議ライフを過ごしてください。
