情報過多時代！多すぎる！！
時々わたしの頭の中はぐちゃぐちゃになってしまいます。なぜなら情報が多すぎるんです！考えることが多すぎるんです！！やることが多すぎるんです！！！
ということで、わたしが定期的に頭の中をスッキリさせたい時に実施している方法を紹介したいと思います。
[ad]現在、本を執筆していますので、その実践内容を紹介するものですが、実践内容は仕事で説明資料を作る場合などにも十分に活用できると思います。今やっている事に対してきちんと説明ができるようになっておけば、軸がブレることはなくなりますからね♪
・実践することで、頭の中がスッキリします
・自分の現在地が分かります
ぐちゃぐちゃになった頭の中をスッキリさせる方法
森の中で自分の現在地を知る（最も重要）
頭の中ごちゃごちゃになっていませんか？
あるいはなんとなく頭の中でまとまっている気はするけどスッキリしない状態ですか？
ペーパーレスの時代になって、紙に書き出すこと自体少なくなってきましたが、やはり自分の手で紙に書き出すという作業はとても重要な事になります。自分の中で習慣になっている様なことについては今更書き出す必要もないですが、新たに何かを作ってアウトプットをするということにおいてはやはり「書き出す」というより「吐き出す」というのが重要になります。
書き出す事で頭を使い手を使い、書いた物を目で見る事でまた頭にインプットされて考えがまとまっていくからです。
ただ、書き出すと言ってもある程度のルールを決める必要があります。私が書き出しを行う際は次のことに気を付けています。
- 最初は大きな項目を書き出す（細かくなりすぎない）
箇条書きで一言で言える様に - きれいに書くことよりもスピードを重視する
- 前向きな言葉を使う
最初に大きな項目を書き出すということは、その先を考える指標となりますので、
例えば、今本を書いていますが、その時の最初の項目というのは、「表紙」「注意事項」「目次」「おわりに」「筆者の紹介」というぐらいからスタートしました。これらの項目に対してさらに思いつく事をどんどん書いていきました。
最近では色んなツールもあります。Windows PCであれば、XMindというツール、MacであればSimple mind、iPadではConceptsというツールを使っています。どのツールも使い方によっては大変便利ですが、最初のうちは「ツールに使われる」ことは避けましょう。
ツールを学ぶことに多大な労力をかけなければいけない様であれば、本末転倒ですので。
他にも箇条書きで書いて、一言で伝わる文にする事も気を付けています。書き出した後に何のことか分からなくなると書き出した意味がなくなってしまいます。
また思考のスピードを下げない為にも最初からきれいにまとめようとしないことです。ぐちゃぐちゃでもいいのでスピード重視で書き出してみましょう。スピードを上げることで集中力が研ぎ澄まされていくのが分かると思います。車を運転していてスピードが上がっていくと勝手に脳が集中していくと思いますが、その感覚と似ています。
きれいにまとめなくていいですが、後ろ向きな言葉は使わない様にしましょう。嫌な事を思い出してしまってせっかくスピードに乗った脳が減速して怒りや苛立ちの方へ思考が偏ってしまいます。
こちらの絵は私が今書いている本の構成を考えた時の最初の書き出し結果です。
以前はマインドマップツールを活用していましたが、最近はiPadのConceptsというアプリで出てくるアイデアを書き出ししています。このアプリの良いところは無限にキャンバスが広がっていくので、アイデアが途切れがなくなるところです。
この段階ではまず自分自身が内容を把握しないといけないので、自分がわかるもので良いです。
[affi id=6]時系列で並べる・カテゴリで分ける
一旦書き出しが終わったら、書き出した項目を並べたり分けたりしてみましょう。私が有効だと思う並べ方・分け方は次の通りです。
- 時系列に並べる
- カテゴリ・ジャンルで分ける
- 関連する人で並べる
私は基本的に時系列で並べるのが好きなので、先の章で紹介した書き出しメモには矢印を追加したり、番号を付けたりして時系列で理解できる様にしています。
プロセス図を活用しよう
地図を作るという事、それは業務フローと言ったほうが正しいのですが、わかりやすい言葉である「地図」という単語を使いました。
例えばディズニーランドに行く計画を立てる場合、
- いつ行くのか？
- 何人で行くのか？
- 車や飛行機、何で行くのか？
- どの道を通っていくのか？
など、何をするのか大体想像できますよね？
他にもゴルフにいく場合なども、どこのゴルフ場か、何をもっていくのか？なども色々と想像を膨らませる事ができると思います。
では仕事において、先輩や上司から「〇〇しておいて」と言われ、「えっと。。。何からすればいいんだろ？」と、なった方もいるのではないでしょうか？
それは、頭の中に「仕事の流れ」という地図ができてない為にそう言った状況に陥ってしまいます。仕事の流れが頭にできていれば、ディズニーランドに行くのと同様に、「これとこれが必要だな」といった形で考えを進める事ができます。
ただ、この仕事の流れを理解するのは、日系企業と外資系企業では大きく異なります。外資系企業では、プロセスマップとも呼ばれ、仕事の流れを見える形にしている企業が多々あります。その場合は誰もがそのプロセスを見れる様になっているので、会社としての仕事の流れが把握できます。
一方で多くの日本企業では、全体のプロセスが見える化されておらず、どの様にプロジェクトが始まってどの様にプロジェクトが終わるのかというのを把握するのはかなり骨が折れる作業になります。その場合は、自分の業務と関係のあるインプットとアウトプットを明確にして身近なプロセスを見える形にしていく必要があります。
この見える形にする事を「見える化」と言います。（ここ重要！！）
自分の力で見える化したプロセスというのは、本当に今後の自分にとって強力な武器となります。仕事をスムーズに運ばせる為には、自分の業務以外の事もある程度知っておかないといけないのですが、このプロセスの地図を手に入れると物事を時系列で捉える事ができるので、仕事の計画を非常に立てやすくなります。
どうやってプロセスマップを作るのか？
このプロセスマップを作るというのは、なかなか骨の折れる作業ですが、本当に今後の自分の役に立つものとなります。
次回の記事では、プロセスマップの具体的な作り方をみていきたいと思います。
まとめ
今回はこのような流れを意識することを記事にしてみました。
- 最初は大きな項目を書き出す（細かくなりすぎない）
箇条書きで一言で言える様に - きれいに書くことよりもスピードを重視する
- 前向きな言葉を使う
- 時系列・カテゴリ別に書き出したことを並べる
- プロセスを意識する
自分の仕事をどんどん効率化して、自分の自由な時間をどんどん作っていきましょう！
最後まで読んで頂きありがとうございました！
