仕事で役立つ！自分流プロセスマップの作り方【生涯の宝になるかも！？】

　前回の記事ではプロセスマップを作るのが大事だというお話をしました。

プロセスマップをつくる条件

　プロセスの地図を作ると言っても、作るには「まとめる力」というものが必要になります。このまとめる力というのが無いとなかなか全体像が見えてきません。

　では、まとめ力というのはどの様にして強化していけばいいのでしょうか？

　自分なりのスタイルを身につけないと難しいのですが、テンプレートなどを使う事である程度は情報をまとめていく事ができる様になります。それから徐々に自分なりのスタイルを身につけていけばいいと思います。

　この記事の最後に、わたしが良いと思った本を紹介させて頂いてますので、ぜひそちらもご覧ください。

情報をまとめるというのはどういう事か？

　この記事では、よくまとまっている資料というのは、「専門知識がない人から見ても内容が分かる」というのが良い資料とします。（論文などは専門の方が研究目的などで読むので別ですが。）ですので、私の場合、次の観点でまとめることに気を付けています。

• 　・まず導入段階（つかみ）は分かりやすく全体像がわかる様に
• 　・全体像を分解した一段細かい部分の紹介・説明
• 　・説明する相手に応じたさらに細かい部分の紹介・説明
• 　・他の人の目線を取り入れてプロセスを作っていく

　まとめる力とは人に説明できることとイコールです。人に説明できないということは、まだ自分の中でまとまってない状態です。それはプロセスマップや他の書類どのようなものも同じです。

　プロセスの地図を作るということは、誰が見ても分からなければ意味がないので、わたしの場合は特にこの四つに気をつけています。

現在地を認識して足りない物を補っていく方法

自分が立っているのは全体の中のどこなのか？

　まずは自分が立っている場所を確認してみましょう。大抵の場合、自分自身は常に真ん中にいるはずです。

• 誰に何をアウトプットするべきなのか
• （自分が立っている場所）作業は自分でやるのか、指示してやってもらう立場なのか
• 誰からどんな情報をもらうべきなのか

　最低限のプロセスマップを作るには、これだけで十分です。プロセスマップを作って全体の効率化をしたいのに、プロセスマップを作り上げることが目的になってしまっては意味がないので、最初はシンプルに始めましょう。

ステップ1 アウトプットを考えて共有しておく

　「アウトプット」の明確な形を想像するのは1番重要です。次の人へ何をどの様な形で渡すのかをクリアにイメージ出来るかが、この後の作業に効いてきます。

　簡単にいうと「自分の出した結果が、今後誰にどの様に役立つか？」という観点から考える必要があります。

　例えば、上司から書類作成をお願いされたとします。ですが、それをどの様な目的で使うのかを理解しておかないと、上司の目的にあった書類になりませんし、何回も作り直しの作業が発生するでしょう。
　会議で今後のプロジェクトの方向性を決めるための書類なのか、新しいアイデアを出すためのブレインストーミングを交えたワークショップに使用する書類なのか、部長への報告用の書類なのか、「書類を作成する」と一言で言っても様々な形が存在します。

　その為に、自分の出した成果を次の人がどの様に活用していくのかというのを作業する前に理解しておくことが重要になります。でないと、作業をする自分自身の時間も無駄になり、その作業結果を確認する上司の時間も無駄になることになります。

　できれば、手書きでもいいので「ざっくりこんな感じ！」というラフなアウトプット図を作って提出する先と事前にイメージ共有できていればベストです。

　アウトプットイメージを明確に持つ事で、どんな事をインプットにしたらいいのか、またどんな作業をするべきかが見えてきます。

ステップ2 作業内容を考えて作業分担する

　1番重要なアウトプットイメージが出来上がったので、あとはその結果にどうやって結びつけていくかが勝負です。かなり難しい部分でもありますが、やりがいがある部分でもあります。

　わたしの場合、次のステップで作業内容を考えています。

• 1. するべき作業の書き出し
• 2. 時系列で並び替え
• 3. すでに終えている作業と終えてない作業に分類

　ここまで出来た時点で初めて、それぞれの作業に対して担当者を割り振っていきます。

ステップ3 インプットを考えて情報を探す

　ステップ2で決めた作業内容に対して、何が必要かを考えていきます。

　よくインプットばかりを多くする人がいますが、アウトプットへ繋がらないインプットであれば雑談のネタとして終わってしまいます。それにアウトプットしたいものと違う物をインプットしていくと、いつの間にか違う事をやり始めている・・・というのもよくある事です。

　ジャンルに限らずいろんな情報をインプットして独創的な発想に生かすというのは、デザイナーやクリエイターが活用する手法の一つですが、目の前の業務に集中したいのであれば、まずはアウトプットイメージにつながる作業から手を付けていく事をおすすめします。

　最終的に自分で出したアウトプットが次の人（工程）につながる様にしなければ自分の成果が生かされる事がありませんので。

オススメ書籍

　こういった思考法・可視化のフレームワークは昔からそこまで変わりません。

　古い本ですが、わたしはこの本を常に持って眺めてさまざまな発想・可視化をしていました。（今でも持ち歩いています。）本のサイズも小さく手軽に持てるし、さまざまな視点での方法がまとまっているのでオススメです。

　あと、社会人になった時に読んでおきたかったと思う本でした。とてもためになります。

最近でも色々なフレームワーク図鑑が出ているようです。
下記2冊も購入したので、読み込んでいくのがとても楽しみです。

ビジネスフレームワーク図鑑

思考法図鑑

まとめ

　「プロセスマップ（作業の流れ）の分解や考え方」や「情報をまとめる」事について少しでもお役に立てれば幸いです。

　最後まで記事を読んでいただきありがとうございました！