転職したり、業務を途中で引き継いだりするとなんでこんな無駄なことしてるんだろうってよく見えるのですが、長く同じ業務を続けていると前からずっとこうやってきたからと疑問さえ持たなくなってしまいがち。でも、どんな仕事にも無駄なことしているはずだし、上司から新しい仕事を指示されたけどそれがまさに無駄な作業だったり。
わたしはできるだけ残業はしたくない。なのでできるだけ残業時間を減らして、時間をもっと有効に使いたい。だってみんな１日２４時間しかないのは同じ。プライベートライフを充実させて人生楽しみたいじゃないですか。
無駄を見える化する
この業務無駄かもと思ったら「いつ、どこで、誰が、何をしている」を書き出してみる。そうすると以下のような問題点が見えてくる。
・待ち時間が多い
・ダブルワーク（内容が同じようなことを２度している）
・そもそもやらなくて良いことをしている
・作業方法を変更すれば時短できる
・自分の作業時間がどのくらいかかっているのか把握する
このような問題点見つかったでしょうか。
今の仕事に就いた時、顧客からきたデータファイルを印刷してファイリングするように引き継がれました。このご時世データで管理せず紙で管理するなんて、時間、紙、印刷費、ファイル保管スペース全てが無駄だ！と感じました。上司は今までずっとこうだからと。
いつ： 毎日
どこで： 書庫、コピー機
誰が： 私が
何をしている：メールで受け取った書類を印刷
Excelのリストに入力
データをフォルダに格納
印刷した書類をファイリング
ファイルを書庫にしまう
こんなことに時間を取られたくない。そこでこれが無駄であることを証明したい。それが見える化。
・印刷に使用する紙の費用の算出
・印刷、ファイリング、書庫の管理にかかる時間。（書類があれば棚卸しもあるのでかなりの時間がかかります）
・データで受け取ってフォルダに格納して管理しているのに、紙媒体もあるのではダブルワーク。（同じものが２箇所にある）
無駄を見える化できましたね。次は上司に無駄だと気がついてもらう必要があります。
改善提案
見える化した無駄をまとめて上司に報告し、無駄だと気付いてもらうために改善提案をします。もっと良くするにはどうしたら良いのかを提案するのです。
先程の例では印刷費用がかなりの金額になりましたので、その経費の削減が一番説得力のある内容。そして私の業務にかかる時間もかなり削減できることも証明できる。そして紙で保管しなければならない書類以外は全てデータ管理にする方が効率が良いと説得できれば業務削減に成功する。
この時に使えるのが「PDCAサイクル」Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）この作業を繰り返していくことによって業務が最適化されていくという手法です。
先程の例に当てはめてみると
Plan（計画）
・データで受け取った書類は印刷しない
・紙で保管するのをやめてデータで管理する
・データ保管にするにはデータのバックアップを取る必要がある。
Do（実行）
・印刷しないことで週２時間の短縮になる（印刷している時間を測ってみる）
・印刷した書類のファイリングと書庫の管理で週１時間の短縮になる（ファイリングの時間を測ってみる）
・年末の書庫の棚卸しに１週間かかっているがデータ管理にすればこの作業は不要となる。
Check（評価）
・A0用紙に印刷しているデータは１枚250円。これを年間１００枚としても２万５千円削減。その他A4用紙数千枚。
・印刷と書類のファイリングで週３時間の作業時間短縮になり、年間１５０時間の時間削減につながる。
・棚卸し、保管期間が過ぎたものの溶解処理等で1週間作業しているため、４０時間の削減につながる。
・データ管理にすることで、年間１９０時間の削減が可能。
Action（改善）
PDCで出た結果を持って上司に許可を取り実際に業務を改善する。
初めて見たら起こる問題などがあるはずなので（例えば、今まで印刷した書類はどうするか等。）またPDCAを繰り返していく。
書庫の書類を処分できたら今度はそのスペースを削減できますよね？
まとめ
例のように印刷をやめるだけで年間１９０時間の業務削減につながりました。このようにどんな業務に携わっていても必ず無駄はあるはずです。無駄を見つけられたら、それは業務時間削減のチャンスです。会社にとっても印刷費用がかなり削減されて良かったはずです。
残業せずに仕事を終わらせて、プライベートライフも充実させたいですね。
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